¿Qué es un flujo de trabajo?

El proceso de flujo de trabajo es una serie de tareas secuenciales que se llevan a cabo, con base en condiciones o reglas definidas por el usuario, para ejecutar un proceso de negocio. Es una colección de datos, reglas y tareas que deben ser completadas para alcanzar cierto objetivo de trabajo.

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Un ejemplo sencillo de flujo de trabajo donde están involucradas varias personas sería: Un freelancer expide una factura y después la envía al cliente. El cliente envía la factura a su departamento de finanzas. El departamento de finanzas aprueba la factura y procesa el pago.

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Un buen flujo de trabajo aumenta la productividad de un equipo mediante procesos mejorados; todo fluye más eficientemente cuando las personas saben lo que tienen que hacer. Los buenos flujos de trabajo generan ganancias a través de todo el proceso de desarrollo.

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Diagrama de flujo de trabajo

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Los diagramas de flujo de procesos muestran cómo los datos fluyen de una persona o lugar a otro, a través de ciertos procedimientos y eventos. Los modelos de procesos ayudan a ilustrar cómo funcionan los flujos de trabajo, no sólo lo que hacen. También permiten comprender el comportamiento de los flujos de trabajo a lo largo del tiempo, lo que ayuda a aclarar los problemas que plantean los defectos de los flujos de trabajo y a construir otros más eficaces más adelante.

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Modelado del flujo de trabajo

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El modelado del flujo de trabajo proporciona una visión abstracta de un flujo de trabajo. Esto ayuda a todos los implicados a comprender mejor el funcionamiento de los procesos del flujo de trabajo, con el fin de realizar cambios, identificar los problemas en una fase temprana y proporcionar más información durante su ciclo de vida para poder mejorarlo. El modelado del proceso de flujo de trabajo tiene varias ventajas clave:

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• Agiliza las normas de desarrollo al establecer flujos de trabajo coherentes para situaciones similares.
• Permite que las personas ajenas al equipo entiendan el flujo de trabajo que se está utilizando.
• Reduce el tiempo dedicado a corregir fallos o errores más adelante en la producción (ya que los problemas probablemente saldrán a la luz antes en el ciclo de vida).

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Ejemplos de Flujos de Trabajo

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La viabilidad del flujo de trabajo dependerá, en gran medida, del tamaño y complejidad de la organización. Para comprender mejor cómo establecer uno, revisemos algunos ejemplos de flujo:

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• Efectuando pagos. Este flujo de trabajo implica un cliente que envía el pago a su banco por medio del correo electrónico. El banco se encarga de ejecutar los movimientos en sus bases de datos y confirma la operación con el cliente. Un modelo sencillo como este requiere al menos tres personas: Un persona para realizar el pago (cliente), otra persona para confirmar la recepción del mismo (banquero) y un compañero quien registra las transacciones en los ordenadores (empleado).
• Recepción de un pedido. Esta sección debe recibir las solicitudes del cliente, realizar la facturación y enviarla al cliente. Posteriormente, debe confirmar que el envío se ha producido correctamente a través del banco. Un modelo sencillo como este requiere cuatro personas: El personal responsable de facturación (clientes), empleados que procesan la información y activos para su envío (recepcionistas), quienes verifican los envíos por medio del banco (banqueros) y una persona que supervisa la recepción de todos los envíos (supervisor).
• Duplicado del reporte para el cliente. El flujo de trabajo implica cinco personas; la persona quien genera el informe, alguien que se encarga de sacar las copias necesarias, otros dos directores de ventas que le dan su validez a los documentos y alguien a cargo de enviar las copias solicitadas por los clientes potenciales a sus casillas electrónicas.

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Momento mágico del Flujo de Trabajo

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Existe un punto en el ciclo de vida del flujo de trabajo que es particularmente importante para su desarrollo. Se denomina «momento mágico del flujo de trabajo» cuando todos los elementos implicados con la operación son conscientes de lo que tienen que hacer y realizan su función sin problemas. Ejemplo: Una persona envía dinero al banco usando una computadora, seguido inmediatamente por otro empleado quien confirma la recepción del pago. El tercer trabajador es un banquero quien cambia los registros en línea en su base de datos y el cuarto empleado hace un control final al cliente para verificar que este ha recibido sus fondos por correo electrónico. Es importante que todas estas tareas sean realizadas al mismo tiempo, ya que si no, la operación fallará y el flujo de trabajo será impredecible.

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Selección de Flujos de Trabajo

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Existen diferentes razones por las cuales es necesario la creación de un flujo de trabajo en su empresa. Una motivación común es la integración vertical, cuando el trabajo se realiza en varios departamentos y todas sus tareas deben ser ejecutadas simultáneamente para que el proyecto sea exitoso. Otro propósito básico es el ahorro de tiempo y dinero, ya que los flujos de trabajo permiten identificar problemas antes del lanzamiento del producto al mercado generando mayores ganancias a la empresa.

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Ventajas de Automatizar Flujos de Trabajo

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Automatizar los flujos de trabajo tiene un impacto positivo en los procesos de tu negocio en diferentes áreas:

• Aumenta la productividad y la optimización de operaciones.
• Aumenta la capacidad de estandarizar procesos internos.
• Facilita la integración eficaz de datos y aplicaciones.

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Conclusiones

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Es indispensable contar con un flujo definido para tener claros los procesos en todos los niveles del organigrama de cualquier empresa. Automatizar estos flujos, ya sea en su totalidad o solo algunas partes, optimizará las operaciones de las compañías. Así mismo, contar con un modelo tangible del flujo de trabajo será de mucha utilidad cuando se esté reclutando personal nuevo, o trabajando con un proveedor externo.

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Para saber más sobre cómo podemos ayudar a su empresa a automatizar, optimizar y transformar sus flujos de trabajo, llámenos hoy mismo al (55) 7691 6131.